Recomendaciones al escribir un correo electrónico

04 Apr 2011


Las redes sociales abundan nuestra vida diaria y aún así basamos mucha de nuestras comunicaciones en la evolución de las cartas y las palomas: el correo electrónico. A diario tenemos que convivir con él, tenemos que intercambiar pensamientos e ideas por medio de él. El trabajo entero gira en torno a él y es que sin el correo mismo no podríamos mantenernos comunicados con muchas personas como si estuviesen a un lado nuestro.

Todos los días recibo muchos correos, quizás más de 100. No hay una guía para escribirlos, pero con el paso de los años he (o eso creo) aprendido ciertos detalles que hacen la vida de a quien va dirigido un poco más fácil. Si tuviera que enumerarlos, en forma de checklist, lo haría de la siguiente forma: 1. Asegúrate de poner un título y que sea descriptivo El título del correo (Subject) es un detalle importantísimo a la hora de escribir un correo. La idea principal del mismo es darle a nuestro destinatario una idea clara y concisa de sobre que trata el correo. No olvides escribir un título, sin él nuestro lector no sabrá de que trata el correo y quizás lo pase de alto (o lo borre, como hago yo :P). 2. Redacta bien el correo, use el corrector ortográfico No soy el mejor en gramática ni en ortografía, realmente estoy lejos de serlo, pero constantemente hago un esfuerzo enorme al escribir un nuevo correo. Exploradores como Chrome tienen inmerso en él un corrector ortográfico que nos ayuda a equivocarnos menos. Si tu explorador no lo tiene, recuerda que siempre existe tu suite de ofimática favorita, la cual seguramente tiene esta característica inmersa en él (OpenOffice y LibreOffice Writer o MS Office Word). 3. NO ESCRIBAS EN MAYÚSCULAS Si nos basamos en la Netiquette sabemos que escribir en mayúsculas cerradas representa que estamos gritando o llamando la atención de manera un poco grosera. Evita escribir en mayúsculas cerradas, para muchas personas es considerado irrespetuoso o de mal gusto. Por ejemplo, en muchos foros está prohibido escribir en mayúsculas y el hacerlo es reprimido con la eliminación del tema o hasta la suspensión de la cuenta. 4. Se conciso (si es posible) Yo soy de los que a veces me voy con el gusto y escribo hasta un libro del tamaño de El Quijote. Sin embargo me he percatado que (sobre todo en Panamá) las personas no leen detenidamente todo, sino que revisan brevemente todo el correo. Si el correo es sobre algo breve: hazlo breve. Trata de marcar en negrita los aspectos más importantes, utiliza listas si es posible y segmenta el correo en pequeñas partes si no puedes hacerlo más corto. Al final, tu intención debe ser hacer que la lectura sea más fácil para el lector, ya que la otra opción que tiene es no leer tu correo o dejarlo para “después”. 5. Sigue todo bajo el mismo hilo de mensajes Clientes como Gmail, Thunderbird y otros permiten que cuando el mensaje es una respuesta o un forward de otro mensaje anterior se guarde todo en tipo conversación. Trata de seguir este orden para escribir sobre un tema específico. Si vas a escribir sobre un tema nuevo, crea un nuevo correo, pero si estás trayendo de nuevo un tema anterior, podrías responder al último mensaje que recibiste sobre esta información. Esto tiene varias ventajas: Es más fácil de encontrar toda la información. Mantienes todo de manera ordenada, no te pierdes leyendo entre 4 hilos distintos. Si tienes que agregar alguien a la “conversación”, con sólo darle un “reply all” y agregar a otra persona, el nuevo miembro no se perderá de nada de lo que ha pasado. Igualmente, yo trato de poner a quién agrego al hilo (los C.C., por ejemplo). Esto es para que el que vaya a contestar recuerde poner “reply all” en vez de “reply”. Ejemplo:

C.C.: Luis Calderon, Ricardo Domínguez.

Al final todos tenemos formas peculiares y distintas de escribir nuestros correos, pero lo más importante es hacerlo de una manera un poco más fácil de leer. Si tienes otras recomendaciones, siéntete libre de agregarlas en los comentarios.


Demóstenes García G.

Ingeniero Electrónico con experiencia en Ingeniería y Desarrollo de Software. Agilista, interesado en Analítica y Ciencia de Datos. Co-fundador en Pixmat, CIO en IFARHU. Twitter.